15分鐘，完成你的“時(shí)間盒”管理

夜讀 vol.519

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時(shí)間盒管理法不僅是一種管理時(shí)間的方法，也是一種思維方式。它通過(guò)將待辦事項(xiàng)清單放入日歷中，更好地掌控時(shí)間，更明確自己在做什么，并堅(jiān)信當(dāng)下的任務(wù)都是應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)。如果你還沒(méi)使用過(guò)時(shí)間盒，讀完這篇文章，立馬就能用起來(lái)！

本文摘錄自《時(shí)間盒》

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創(chuàng)建時(shí)間盒的目標(biāo)是確保當(dāng)你開(kāi)啟時(shí)間盒任務(wù)時(shí)，能高效地工作：快速啟動(dòng)、順利進(jìn)行、成功完成。

步驟1：選擇要放進(jìn)時(shí)間盒的任務(wù)

任何你想要做的事情都可以放入時(shí)間盒，它們來(lái)自你的待辦事項(xiàng)清單。正如我們?cè)诘?0章所提到的那樣，這些清單中的任務(wù)源自你的想法、信息、會(huì)議和談話等。

時(shí)間盒里通常可以放以下8項(xiàng)內(nèi)容：

·　時(shí)間盒計(jì)劃：指第9章描述的大約15分鐘的時(shí)段，進(jìn)行當(dāng)天的時(shí)間盒安排。

·　任務(wù)：指你在時(shí)間盒計(jì)劃環(huán)節(jié)所規(guī)劃的活動(dòng)，例如帶孩子去公園、晾曬衣物、與女友共進(jìn)午餐、撰寫報(bào)告引言、審查評(píng)估報(bào)告、修改商業(yè)計(jì)劃中的數(shù)字、周二晚上倒垃圾等。

·　提醒事項(xiàng)：聯(lián)系某人、催促回復(fù)電子郵件、購(gòu)買禮物等。

·　會(huì)議準(zhǔn)備：每個(gè)即將召開(kāi)的會(huì)議都應(yīng)該是重要的，而每個(gè)重要的會(huì)議都應(yīng)該做好準(zhǔn)備。可以單獨(dú)進(jìn)行，也可以與其他參會(huì)者協(xié)作完成。請(qǐng)注意，會(huì)議準(zhǔn)備通常會(huì)由特定的日程條目觸發(fā)。例如，當(dāng)你坐下來(lái)計(jì)劃周二的日程時(shí)，發(fā)現(xiàn)周三的會(huì)議需要一些準(zhǔn)備工作，那么就可以在周二安排一個(gè)會(huì)前準(zhǔn)備的時(shí)間盒。

·　通勤：可以在你的日歷中注明哪些時(shí)段你將處于通勤狀態(tài)，雖然這段時(shí)間可能不太方便處理其他事情，但你可以考慮安排一些刻意選擇的娛樂(lè)或?qū)W習(xí)活動(dòng)來(lái)豐富這段時(shí)間，并為這些活動(dòng)單獨(dú)設(shè)置時(shí)間盒。我通勤時(shí)的時(shí)間盒標(biāo)題通常會(huì)以“通勤/［某項(xiàng)活動(dòng)］”的形式來(lái)命名。

·　休息或鍛煉：提醒自己要休息和鍛煉，并向他人表明你正在做這些事，以及何時(shí)會(huì)結(jié)束。

·　定期會(huì)議：設(shè)置定期的日程預(yù)約既合理又高效。不要因?yàn)槿蝿?wù)提醒是自動(dòng)的就降低這些會(huì)議的優(yōu)先級(jí)，畢竟定期會(huì)議可能需要定期的會(huì)前準(zhǔn)備。

·　個(gè)人事項(xiàng)：我們有工作和生活兩部分，無(wú)論如何劃分都在24小時(shí)內(nèi)。因此，請(qǐng)將來(lái)自工作和生活各個(gè)方面的時(shí)間盒整合到一個(gè)統(tǒng)一的日歷上。

步驟2：合并與分解任務(wù)

待辦事項(xiàng)清單中的任務(wù)如果耗時(shí)短，可能需要合并；如果耗時(shí)長(zhǎng)，則需要進(jìn)行任務(wù)分解。

生活中存在許多瑣碎的任務(wù)，例如，洗衣服、回復(fù)電子郵件或發(fā)送感謝短信，這些小事可能只需要幾秒鐘的時(shí)間，但會(huì)對(duì)我們的生活產(chǎn)生巨大的影響。然而，為這些小任務(wù)分配時(shí)間盒似乎有些煩瑣。解決之道在于，我們可以通過(guò)合并或批量處理的方式，將這些小任務(wù)整合成一個(gè)大項(xiàng)。你可以將時(shí)間盒命名為“雜項(xiàng)”或“其他”，然后集中處理，并享受完成后的暢快感。

電子郵件就是一個(gè)典型的例子。許多生產(chǎn)力專家提倡安排一天中特定的時(shí)間來(lái)查看和回復(fù)電子郵件，以確保不打擾正常的工作流程。重要或復(fù)雜的電子郵件，需要更多的關(guān)注度，這些郵件可能值得單獨(dú)分配時(shí)間盒。

在這種情況下，要為這些重要或復(fù)雜的電子郵件設(shè)置特定的標(biāo)題以便于事后的記錄和追蹤，而不僅僅是用“電子郵件”來(lái)概括。對(duì)于剩余的電子郵件，可以通過(guò)記下時(shí)間盒開(kāi)始前有多少封電子郵件，以及處理完后還有多少封，并在你處理完時(shí)在時(shí)間盒中記錄這個(gè)數(shù)字，從而讓這個(gè)過(guò)程變得有趣。我通常會(huì)這樣記錄：電子郵件[34]>[18]。行政雜事和個(gè)人事項(xiàng)也經(jīng)常適宜合并處理（見(jiàn)圖）。

圖　關(guān)于任務(wù)安排的對(duì)比

同樣，我們也會(huì)面臨相反的情況：一個(gè)任務(wù)可能太龐大了。當(dāng)我們面對(duì)一個(gè)令人生畏的大任務(wù)時(shí)，例如，整理車庫(kù)、裝飾房子、撰寫商業(yè)計(jì)劃書、改進(jìn)網(wǎng)站，我們往往不知道從何著手。這時(shí)候就需要將大任務(wù)分解成更小的任務(wù)，然后給這些小任務(wù)分配時(shí)間盒，而不是一次性完成整個(gè)龐大的任務(wù)。

判斷任務(wù)是否分解充分的一個(gè)絕佳方法是，你是否清楚地知道每個(gè)時(shí)間盒任務(wù)的第一步操作是什么。例如，時(shí)間盒可以命名為“清掃一樓的地面”，那么第一步操作可能是從車庫(kù)里拿出吸塵器；或者當(dāng)時(shí)間盒是“開(kāi)具客戶發(fā)票”時(shí)，它的第一步操作可能是從你的電子郵件中找到相關(guān)的發(fā)票。

步驟3：用充足的信息描述任務(wù)

創(chuàng)建一個(gè)時(shí)間盒只需要極少的信息，這就好像任何達(dá)成一致的行動(dòng)一樣，必不可少的要素是“誰(shuí)”“何時(shí)”以及“做什么”。“誰(shuí)”當(dāng)然是你自己，這是你的時(shí)間盒，你的日歷，你的責(zé)任。“何時(shí)”將在第13章中討論。而“做什么”是標(biāo)題和/或詳述，它需要足夠的信息才能讓你高效地、毫不拖延地著手這項(xiàng)任務(wù)。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，請(qǐng)考慮以下幾點(diǎn)。

命名（必填）

尤其是在使用共享日歷與他人協(xié)作的情況下，給時(shí)間盒命名就變得尤為重要。你希望看到標(biāo)題時(shí)，就知道任務(wù)是什么，并且這個(gè)命名最好是在你開(kāi)啟任務(wù)時(shí)能給你正向的激勵(lì)。

選擇一個(gè)有用的、能喚起情感的詞，如一個(gè)技術(shù)術(shù)語(yǔ)、一個(gè)事件的名稱、一個(gè)你能識(shí)別的具體數(shù)字。動(dòng)詞通常也很有效，可以帶來(lái)一些積極的、適當(dāng)?shù)摹靶袆?dòng)”能量。

適合給時(shí)間盒命名的動(dòng)詞包括：審查、編輯、發(fā)送電子郵件、寫作、閱讀、總結(jié)、打電話、思考、考慮、頭腦風(fēng)暴、編碼、計(jì)劃、分析、準(zhǔn)備、檢查、驗(yàn)證、詢問(wèn)、完成、改進(jìn)、說(shuō)服、回復(fù)、擴(kuò)展、增加、組織、策劃、提出、構(gòu)建、商討、決定、發(fā)展、評(píng)估、減少、合并、綜合、觀看、聆聽(tīng)、幫助、理解、學(xué)習(xí)、發(fā)現(xiàn)。

詳述（可選）

你很少會(huì)用到這項(xiàng)功能。像“參加柔術(shù)課”“整理16：00會(huì)議摘要”或“優(yōu)化領(lǐng)英個(gè)人資料”等標(biāo)題可能足以讓你開(kāi)展任務(wù)。如果需要更多細(xì)節(jié)，也不必非要在時(shí)間盒中詳細(xì)說(shuō)明；最好的做法是提供一個(gè)鏈接或參考來(lái)源信息，如網(wǎng)站、你的筆記、文檔等。

色彩編碼（可選）

根據(jù)第8章的理念，時(shí)間盒管理法有助于你朝著更宏偉、更有意義的人生目標(biāo)前進(jìn)。通過(guò)對(duì)不同類型的活動(dòng)進(jìn)行色彩編碼，你可以一目了然地監(jiān)控自己每天、每周或每月在各種活動(dòng)上的時(shí)間分配情況，并決定是否調(diào)整以及如何調(diào)整這些比例。

我的時(shí)間盒分為4種類別：

·　藍(lán)色——常規(guī)工作。

·　綠色——高價(jià)值工作。

·　黃色——休閑。

·　紫色——寫作。

谷歌日歷推出的“時(shí)間洞察”功能使此類分析變得更加容易（見(jiàn)圖）。

圖　谷歌日歷“時(shí)間洞察”功能界面

話題標(biāo)簽（可選）

在第3章中，我們討論了時(shí)間盒管理法如何搖身一變成為一個(gè)記錄系統(tǒng)。如果你能嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刈裱?guī)則，這套系統(tǒng)會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)得非常高效。通過(guò)建立一套實(shí)用的個(gè)人術(shù)語(yǔ)分類法，只需在你的共享日歷中進(jìn)行簡(jiǎn)單搜索，就能輕松調(diào)出所有與“#一對(duì)一會(huì)議”“#銷售機(jī)會(huì)”“#加班”和“#項(xiàng)目X”相關(guān)的時(shí)間盒。

表情符號(hào)（可選）

對(duì)于許多人來(lái)說(shuō)這聽(tīng)起來(lái)很荒謬，但也可能會(huì)引起一些人的共鳴。在創(chuàng)建時(shí)間盒時(shí)，添加一個(gè)表情符號(hào)可以讓你更輕松地進(jìn)入該時(shí)間盒。

對(duì)于熱衷此方法的朋友們，請(qǐng)適度使用以獲取最佳的可持續(xù)影響。我承認(rèn)我也會(huì)這樣做，但并非總是如此，如 表示思考、 表示通勤、 表示遛狗、 表示接送孩子、 表示時(shí)間管理方法的重要性。

考慮到實(shí)際所需很少，大多數(shù)時(shí)間盒都可以在幾秒鐘內(nèi)創(chuàng)建完成。因此，你一天內(nèi)大約會(huì)創(chuàng)建20個(gè)時(shí)間盒，并且可以輕松地在15分鐘左右完成。

圖11-3是我在第一次寫這一章內(nèi)容時(shí)的時(shí)間盒日歷，當(dāng)時(shí)我正在飛越大西洋的航班上。劃分整個(gè)下午的時(shí)間盒實(shí)際上僅花了大約10分鐘的時(shí)間，并用虛線標(biāo)注，我將其歸類為常規(guī)工作。

圖　作者撰寫第11章時(shí)的時(shí)間盒安排

隨后，我在13：45的活動(dòng)中添加了足夠的信息，以便了解午餐配送情況（送至45C座位）以及選擇的音頻娛樂(lè)內(nèi)容（下載的YouTube視頻）。

由于我對(duì)寫作素材已經(jīng)非常熟悉，而且研究與計(jì)劃的內(nèi)容已在之前的時(shí)間盒里完成了，因此，關(guān)于本章初稿的時(shí)間盒僅在幾個(gè)不同時(shí)間段中，使用單個(gè)詞語(yǔ)作為標(biāo)題就足夠了，時(shí)間段分別為14：15、14：30、14：45、15：15和15：45。

時(shí)間盒創(chuàng)建起來(lái)很快，創(chuàng)建它們本身也是值得自豪的事情。事實(shí)上，如果你使用共享日歷，那么你的時(shí)間盒日歷很可能會(huì)被其他人看到。即使沒(méi)有人看到，這也是你的個(gè)人生產(chǎn)力系統(tǒng)。時(shí)間盒安排得越好，產(chǎn)出效率就越高。

讓每一分鐘都高效

確保當(dāng)你開(kāi)啟時(shí)間盒時(shí)，能進(jìn)行高效的工作：快速啟動(dòng)、順利進(jìn)行、成功完成。

任何你想要做的事情都可以放入時(shí)間盒，它們來(lái)自你的待辦事項(xiàng)清單。

待辦事項(xiàng)清單中的任務(wù)如果耗時(shí)短，需要合并；如果耗時(shí)長(zhǎng)，則需要進(jìn)行任務(wù)分解。

用充足的信息描述時(shí)間盒里的任務(wù)，必不可少的要素是“誰(shuí)”“何時(shí)”以及“做什么”。

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