規(guī)范：公文處理的生命線

《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（以下簡稱《條例》）第一條規(guī)定：“為適應(yīng)中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)（以下簡稱黨的機(jī)關(guān)）工作的需要，實(shí)現(xiàn)黨的機(jī)關(guān)公文處理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，制定本條例?！备鶕?jù)這一定義，公文處理需要實(shí)現(xiàn)“三化一體”，即要通過制度化來保證規(guī)范化，通過規(guī)范化來保證科學(xué)化，最終是要達(dá)到科學(xué)化。在此，就公文處理的規(guī)范化談些認(rèn)識(shí)。

一、為什么必須做到規(guī)范

公文處理是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)公共權(quán)力運(yùn)行的集中體現(xiàn)和規(guī)范表達(dá)，規(guī)范是公文處理的一條生命線。

只有規(guī)范，才能確保權(quán)力“在授權(quán)之下運(yùn)行”。沒有公共權(quán)力的存在，就沒有公文運(yùn)行的需要。公文特別強(qiáng)調(diào)要“在授權(quán)之下運(yùn)行”，規(guī)范的首義就是要在授權(quán)之下運(yùn)行。公文就是政令，只有得到授權(quán)的機(jī)關(guān)，才能行使政令，才能制發(fā)公文。制定公文要講出處，公文處理也要講依據(jù)。舉兩個(gè)例子：第一個(gè)例子是“一份沒有約束力的發(fā)文”。某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)小組為了推動(dòng)一項(xiàng)工作，未經(jīng)黨委、政府授權(quán)，就以領(lǐng)導(dǎo)小組的名義向地、縣黨委、政府發(fā)了一個(gè)文。嚴(yán)格地說，這個(gè)文是沒有約束力的。那么，應(yīng)該怎么處理呢？辦法其實(shí)很簡單，由該領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)地、縣的領(lǐng)導(dǎo)小組發(fā)文，抄送地、縣黨委、政府就行了。實(shí)際上，我們可以通過行文規(guī)范，解決權(quán)力運(yùn)作的規(guī)范。第二個(gè)例子是“越權(quán)的會(huì)議紀(jì)要”。有一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位自己召開辦公會(huì)議決定了20多萬元的開支，這個(gè)單位的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)問該單位負(fù)責(zé)人，誰給你的權(quán)力？對(duì)方回答：“我們開會(huì)研究決定的?！笔潞螅覀儾樵兞嗽搯挝坏囊?guī)章制度，發(fā)現(xiàn)該單位的制度規(guī)定里沒有他們所說的這個(gè)會(huì)議，至于會(huì)議的召開形式、決策權(quán)限更加不清不楚。根據(jù)上級(jí)單位的有關(guān)規(guī)定，該單位無權(quán)決定這么大額的開支。這種超越授權(quán)的會(huì)議決定的事情是無效的，依據(jù)這樣的會(huì)議寫出的紀(jì)要也是無效的，更是沒有約束力的。

只有規(guī)范，才能確保權(quán)力“在制度之下運(yùn)行”。制度是公文運(yùn)行的基礎(chǔ)。用制度規(guī)范公文處理工作，可以確保公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性。個(gè)人不能凌駕于制度之上、組織之上。公文一定要按照制度審議、送審、簽發(fā)，才有約束力。公文處理的依據(jù)，就是黨規(guī)黨紀(jì)、國家法律法規(guī)和政府規(guī)章。只有認(rèn)真學(xué)習(xí)、全面掌握這些規(guī)章制度，處理公文才能找到合法、權(quán)威的依據(jù)。

只有規(guī)范，才能確保權(quán)力科學(xué)、民主、依法行使。規(guī)范的程序，可以防止出現(xiàn)強(qiáng)制性、隨意性、個(gè)性化帶來的種種問題。如果在作出事關(guān)人民群眾切身利益的重大決策之前，嚴(yán)格地實(shí)行民主討論、集體決定，再加上專家論證會(huì)和公民聽證會(huì)兩道“安全閥”，實(shí)現(xiàn)程序的嚴(yán)格和過程的民主，這樣制發(fā)公文而形成的決策，尊重科學(xué)、尊重民意，能夠確保公共權(quán)力的正確行使和實(shí)際工作的有效推動(dòng)。

只有規(guī)范，才能確保權(quán)力有序、合理、準(zhǔn)確行使。規(guī)范是成熟的標(biāo)志。有的機(jī)關(guān)、有的同志被批評(píng)，往往是公文處理中的一個(gè)小小閃失、一點(diǎn)小小差錯(cuò)導(dǎo)致的。有一個(gè)事例，某單位將公文直接送給分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)又簽給其他五六個(gè)領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)哪里來哪里去的原則，領(lǐng)導(dǎo)的秘書將該文退給該單位，該單位只好一個(gè)接一個(gè)往下送。本想提高辦事效率，結(jié)果事與愿違。問題出在哪里？就是沒有按程序報(bào)送公文，沒有堅(jiān)持“一個(gè)口子進(jìn)”的原則。如果該公文直接報(bào)送黨委辦公廳（室），由辦公廳（室）按照規(guī)范程序處理，按照“一個(gè)口子出”的原則，將結(jié)果回復(fù)該單位，問題就簡單多了。

只有規(guī)范，才能確保上情下達(dá)、令行禁止、下情上達(dá)。公文處理工作的規(guī)范實(shí)現(xiàn)了上下之間的有效銜接，推動(dòng)了左右之間的信息溝通。公文的銜接很重要，一個(gè)地方黨委系統(tǒng)之間、各個(gè)部門之間都要有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，才能相互對(duì)接、有效溝通。例如，公文尺寸的大小，每一頁多少行，每行多少字，《條例》都有明確的規(guī)定。這些規(guī)定雖然簡單，但不是每個(gè)人都能很好地遵守。不少剛進(jìn)機(jī)關(guān)的大學(xué)生、研究生，如果沒有人提醒，也是做得不好的。又如，公文二維條碼就是上級(jí)規(guī)定的統(tǒng)一的編碼規(guī)則，是紙質(zhì)文件的身份認(rèn)證系統(tǒng)。只要按照這個(gè)編碼規(guī)則的軟件制作二維條碼，里面包含的信息，任何一臺(tái)安裝了這套系統(tǒng)的電腦都可以識(shí)讀。沒有二維條碼的規(guī)范推行，我們的文件智能交換系統(tǒng)就無法運(yùn)行。

二、應(yīng)當(dāng)規(guī)范什么

公文處理是科學(xué)管理和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的和諧統(tǒng)一。公文處理應(yīng)當(dāng)主要規(guī)范好六個(gè)方面，即制度規(guī)范、程序規(guī)范、文種規(guī)范、行文規(guī)范、辦文規(guī)范、起草校核印制規(guī)范。

制度規(guī)范。公文一定要按制度辦理。公文處理工作是不允許隨心所欲的，一定要講依據(jù)、講規(guī)定，如果不知道，就應(yīng)該去查制度、查規(guī)定。工作中，我有這樣的體會(huì)，當(dāng)我向他人咨詢公文處理方面的問題，如果對(duì)方的回答是“我認(rèn)為”、“我理解”或者“我感覺”應(yīng)該怎么辦，我就會(huì)對(duì)他的話的權(quán)威性產(chǎn)生疑問。因?yàn)椤拔艺J(rèn)為”、“我理解”、“我感覺”不是明確的制度規(guī)定。如果對(duì)方說“根據(jù)什么條例、多少條、多少款”的規(guī)定，應(yīng)該怎么辦，他的話在我心目中的權(quán)威就樹立起來了。

程序規(guī)范。程序規(guī)范有兩個(gè)方面：一是公文報(bào)送的規(guī)范?！稐l例》第十二條明確規(guī)定：“不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。”有些事情特殊，必須越級(jí)才能辦，只要行文單位講清來龍去脈，交代清楚背景，按照行文規(guī)則報(bào)批，是能夠解決問題的。二是公文辦理的規(guī)范。就是要求處理公文不能擅自做主。辦事人員沒有經(jīng)過一定的程序，沒有領(lǐng)導(dǎo)批示，沒有得到授權(quán)，擅自答復(fù)一級(jí)黨委（黨組）請(qǐng)示的事項(xiàng)，是絕對(duì)不允許的。對(duì)這類行為，說輕一點(diǎn)，是草率；說重一些，是違反紀(jì)律、違反規(guī)定。

文種規(guī)范。什么事情選什么文種，一定要把它琢磨清楚。我修改過這樣一個(gè)公文，內(nèi)容是給上級(jí)機(jī)關(guān)的建議。我仔細(xì)琢磨后，發(fā)現(xiàn)《條例》的14 類公文文種中沒有“建議”。怎么辦？我提出用“報(bào)告”較為妥當(dāng)，標(biāo)題可以是“關(guān)于對(duì)……意見的報(bào)告”。14 種公文文種中沒有“建議”，但在公文的標(biāo)題上也不是絕對(duì)不能使用“建議”，比如，《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十一個(gè)五年規(guī)劃的建議》，就用到了“建議”。工作中還遇到過這樣的情況，某個(gè)企業(yè)在非請(qǐng)示件中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，并認(rèn)為這個(gè)請(qǐng)示已經(jīng)送達(dá)了，這是很不規(guī)范的。一般情況下，送到省委辦公廳的非請(qǐng)示件，將被作為閱件處理，附上一個(gè)處理簽，呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志閱知。對(duì)于呈閱件，領(lǐng)導(dǎo)可以簽批，也可以不簽批。對(duì)于請(qǐng)示件，承辦處室會(huì)根據(jù)具體情況，提出擬辦意見，按照程序呈送領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)有關(guān)部門（單位）、提交相關(guān)會(huì)議研究，然后再正式答復(fù)。所以，選擇好文種，是決定公文處理工作是否到位的一個(gè)重要因素。

行文規(guī)范。所謂行文規(guī)范，就是按照隸屬關(guān)系行文。比如，省委、省政府要向中央軍委呈送為參加“抗凝凍、保民生”部隊(duì)請(qǐng)功的公文。這個(gè)文怎么行？大家研究后提出，建議省委用“函”的形式向中央軍委辦公廳行文，而不用“請(qǐng)示”，解決了行文的規(guī)范問題。現(xiàn)在，還有一些行文不規(guī)范的事例。例如，某個(gè)單位將同一個(gè)請(qǐng)示件分別送省委、省政府，如果省委辦公廳與省政府辦公廳不溝通，就會(huì)出現(xiàn)省委辦公廳一種意見，省政府辦公廳一種意見。兩種意見可能不盡一致，即使意見一致，也會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)重復(fù)批辦。這類事例不少，要注意防止，嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系行文。

辦文規(guī)范。這個(gè)問題是大家普遍關(guān)注的。在工作中要注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，整理出一個(gè)實(shí)用的參考規(guī)范。比如，省委辦公廳設(shè)計(jì)了一個(gè)規(guī)范的公文呈閱箋，有“來文單位”、“來文標(biāo)題或內(nèi)容”、“收文時(shí)間”、“送文時(shí)間”、“來文份數(shù)”、“復(fù)印份數(shù)”、“分送范圍”（省委領(lǐng)導(dǎo)、廳領(lǐng)導(dǎo)、處室）、“備注”、“承辦處室”、“承辦人”等欄目，領(lǐng)導(dǎo)閱讀時(shí)一目了然。“備注”欄的設(shè)計(jì)，就是給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)選擇權(quán)，只要領(lǐng)導(dǎo)在呈閱箋上批示，就可以使“閱件”轉(zhuǎn)為“辦件”。

起草校核印制規(guī)范。起草、校核、印制過程的規(guī)范水平，代表一個(gè)單位的整體形象，體現(xiàn)工作人員的工作能力和工作水平。因?yàn)?，公文是非常?yán)肅的，萬分之一的錯(cuò)誤都不能容忍。公文一旦發(fā)出，快馬難追。古代倒是有一個(gè)“快馬追文”的故事。唐宋八大家之一的歐陽修，為當(dāng)時(shí)的宰相韓琦寫《相州晝錦堂記》，開頭兩句：“仕宦至將相，富貴歸故鄉(xiāng)?！蔽恼滤妥吆?，他一琢磨，感到這兩句話味道不夠，馬上叫人騎快馬追回，改為“仕宦而至將相，富貴而歸故鄉(xiāng)”。加了兩個(gè)虛詞，使這篇文章富于轉(zhuǎn)折而有韻味。今天的交通很發(fā)達(dá)，往往是公文一旦發(fā)出就很難追回。所以，一定要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、確保質(zhì)量，千萬不要把錯(cuò)誤發(fā)送出去。

信息來源：本文來源于“秘書工作”，由人事工作者編輯整理。

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