跨部門溝通的十項(xiàng)基本原則

導(dǎo) 讀

管理過程中，不少部門領(lǐng)導(dǎo)肯定遇到過類似的情況：

1、你認(rèn)為十萬火急的事，到了其他部門主管口中，竟然成了“芝麻綠豆大的事”；

2、原本應(yīng)該合作解決的問題，到了跨部門會(huì)議上，又淪為“各彈各的調(diào)”，找不到共識(shí)。

企業(yè)管理中，跨部門溝通不良的問題比比皆是。

每個(gè)人在工作中都不是形單影只的個(gè)體，都需要得到理解和支持，一項(xiàng)工作如果需要多部門配合往往會(huì)產(chǎn)生很多問題。

那么，在不同部門有不同立場的情況下：

a . 怎樣才能把話說清楚？

b . 把成果做出來？

c . 有沒有好的方式能夠有效解決問題，達(dá)到快速執(zhí)行呢？

1、沃爾瑪公司總裁薩姆·沃爾頓說：“ 溝通是管理的濃縮 ” 。

2、通用電器公司總裁杰克·韋爾奇說：“ 管理就是溝通、溝通再溝通 ” 。

3、日本（經(jīng)營之神）松下幸之助也曾言：“ 企業(yè)管理過去是溝通， 現(xiàn)在是溝通， 未來還是溝通 ” 。

其實(shí)，只要掌握以下跨部門溝通的10條基本原則，進(jìn)行無障礙的跨部門溝通與協(xié)作，并非難事。

Part 1

溝通前先做好準(zhǔn)備

在你跟同事討論事情之前，先把一些基本問題想清楚。不要毫無準(zhǔn)備就去，否則很可能得不到你想要的東西。

下面的幾個(gè)問題應(yīng)該事先想清楚：

a . 你希望對(duì)方幫你做什么事？

b . 你認(rèn)為他會(huì)要求你做什么？

c . 如果對(duì)方不同意你提出來的做法，有沒有其它選擇方案？

d . 如果雙方?jīng)]共識(shí)，你會(huì)有什么后果？

e . 對(duì)方又會(huì)有什么后果？

Part 2

了解其他部門的語言

跨部門溝通不良，很多時(shí)候都是“語言不通”所引起。

舉例來說，營銷部人員平常講的是“相同語言”，他們非常清楚自己部門的規(guī)則、目標(biāo)與期望。

同樣地，財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、人資等部門，也有自己的語言與觀點(diǎn)。

因此，想要溝通順暢，前提就是“聽懂對(duì)方的語言”。

學(xué)會(huì)換位思考，試著站在對(duì)方的立場考慮：

a . “這么做，對(duì)業(yè)務(wù)部的業(yè)績有幫助嗎？”

b . “如果我是他，會(huì)接受這種做法嗎？”

c . “這個(gè)方法真的有用嗎？”

跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的幾率降到最低。

Part 3

開誠布公是最好的對(duì)策

你面對(duì)的是必須長期共事的同事。

因此，凡事以誠實(shí)為上策，最忌欺騙、隱瞞事實(shí)，破壞信任關(guān)系。部門間一旦缺乏信任感，會(huì)加重彼此的防御心，溝通時(shí)就會(huì)有所保留，甚至隱藏一些重要信息。

相反的，互信會(huì)讓雙方在溝通時(shí)打開心防，他們會(huì)明白說出自己的需求與考慮，并且提高合作意愿，共同解決問題。

誠信溝通有三個(gè)要素：

a . 錯(cuò)的不要解釋；

b . 務(wù)必不要爭執(zhí)，不打斷對(duì)方說話；

c . 微笑再微笑。

頻繁的互動(dòng)有助于建立彼此的熟識(shí)度，讓你更容易設(shè)身處地想問題。

因此，時(shí)不時(shí)的跟其他部門的同事吃吃飯、聊聊天，有好無壞。

Part 4

不要害怕沖突

在跨部門會(huì)議上，每個(gè)主管為了維護(hù)自己部門的利益，難免會(huì)出現(xiàn)一些摩擦。

有些主管，尤其是新手主管，擔(dān)心把氣氛弄僵，往往會(huì)變得沉默寡言，以維持表面的和諧。

艾林哈特在《有效溝通》一書中點(diǎn)出：

“如果管理團(tuán)隊(duì)在議題的討論上都沒有沖突，決策質(zhì)量就會(huì)低落?！?/strong>艾林哈特提醒，千萬別把“沒有沖突”跟“意見一致”混為一談。

有時(shí)候，太過和諧反而凸顯不了你對(duì)議題的重視，而且問題也不會(huì)獲得真正的解決。

因此，艾林哈特建議經(jīng)理人，態(tài)度要柔軟，但立場要堅(jiān)定，“別太快或太輕易就順從認(rèn)命。”

記住，你是部門主管，雖然你要和其他部門保持良好關(guān)系，但是，捍衛(wèi)部門及部屬的權(quán)益，更是你責(zé)無旁貸的使命。

Part 5

呈現(xiàn)事實(shí)，專注中心議題

讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現(xiàn)具體事實(shí)，引導(dǎo)人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當(dāng)?shù)囊軠y。

美國達(dá)頓商學(xué)院企管教授布爾喬亞三世在《哈佛商業(yè)評(píng)論》中為文指出：

事實(shí)（例如目前銷量、市占率、研發(fā)經(jīng)費(fèi)、競爭對(duì)手的行為等）可以將溝通過程中“人”的因素降到最低。

在缺乏事實(shí)的情況下，個(gè)人動(dòng)機(jī)可能會(huì)遭到猜疑。但“事實(shí)就是事實(shí)”，它不是出自人的幻想或自私的欲望。

因此，提出事實(shí)“可以創(chuàng)造一種強(qiáng)調(diào)議題，而非人身攻擊的氛圍?！?/strong>

Part 6

多提選項(xiàng)，保持彈性

當(dāng)你進(jìn)行跨部門協(xié)商時(shí)，不要執(zhí)著在單一做法上，而是開發(fā)多元選項(xiàng)。例如一次提出3～5個(gè)方案，讓其他經(jīng)理人有更大的選擇空間。

多元選項(xiàng)能讓選擇不再“非黑即白”。

經(jīng)理人有較大的彈性調(diào)整自己的支持度，也可以輕易變換立場，不覺得有失顏面，因此能夠降低溝通時(shí)的人際沖突。

Part 7

創(chuàng)造共同目標(biāo)一起合作

可諱言，各部門間一定同時(shí)存在合作與競爭關(guān)系。

部門間若想進(jìn)行建設(shè)性的溝通，一定要強(qiáng)調(diào)彼此的合作關(guān)系，競爭意味愈淡愈好。合作的關(guān)鍵在于擁有共同目標(biāo)。

因此，盡量去創(chuàng)造一個(gè)橫跨各部門的共同目標(biāo)，然后一起努力，就算有爭執(zhí)也沒關(guān)系。

就如蘋果計(jì)算機(jī)創(chuàng)辦人賈伯斯所言：

“如果每個(gè)人都要去舊金山，那么，花許多時(shí)間爭執(zhí)走哪條路并不是問題。但如果有人要去舊金山，有人要去圣地亞哥，這樣的爭執(zhí)就很浪費(fèi)時(shí)間了?！?/p>

在跨部門溝通中，達(dá)成一致的目標(biāo)需要弄清楚四個(gè)問題：

a . 雙方的共同目標(biāo)是什么？

b . 有什么阻礙雙方合作？

c . 創(chuàng)造共同目標(biāo)的資源是什么？

d . 合作的價(jià)值是什么？

Part 8

尊重溝通對(duì)象的權(quán)力

每個(gè)經(jīng)理人都是各自管轄范圍內(nèi)最有權(quán)力的決策者，而他們也期待別人尊重他的這種權(quán)利。因此，當(dāng)你在進(jìn)行橫向溝通時(shí)，一定要挑對(duì)對(duì)象。

舉例來說，你們最新的網(wǎng)絡(luò)營銷計(jì)劃下周就要上路了，但是信息部門的網(wǎng)站建置還未完成。

這時(shí)，不要心急地馬上跑去找負(fù)責(zé)的工程師，你應(yīng)該去找他的主管，進(jìn)行協(xié)調(diào)，找出解決之道。

總之，跨部門溝通時(shí)一定要注意彼此位階的對(duì)等關(guān)系，以免造成不必要的誤會(huì)。

Part 9

善用幽默

幽默可以作為溝通時(shí)的緩沖劑，也可視為一種防御機(jī)制。

當(dāng)你必須呈現(xiàn)可能會(huì)觸犯到他人的事實(shí)，或是要溝通棘手訊息時(shí)，以輕松或幽默的方式來傳達(dá)，比較能保留對(duì)方的面子，也有助于正面的溝通。

幽默使用法則的四條禁忌：

a . 不談?wù)搶?duì)方家庭；

b . 不以人身攻擊；

c . 不涉及組織敏感話題；

d . 幽默有度，點(diǎn)到即止。

Part 10

確保溝通信息無誤

當(dāng)你針對(duì)某個(gè)項(xiàng)目或議題，進(jìn)行完跨部門溝通后，務(wù)必要回到自己部門，向部屬清楚傳達(dá)最新進(jìn)度與訊息。

很多時(shí)候，跨部門會(huì)議中所決定的事項(xiàng)，必須交由各部門的一線人員去執(zhí)行。因此，一定要確保所有信息傳達(dá)無誤，才不會(huì)讓好不容易達(dá)成的共識(shí)大打折扣。

為了確保溝通信息無誤，管理者可以利用以下幾個(gè)方法：

a . 向?qū)Ψ街貜?fù)溝通中的主要內(nèi)容；

b . 利用澄清的方式提出不明白的內(nèi)容；

c . 談?wù)撝攸c(diǎn)議題時(shí)盡量不要打斷對(duì)方講話。

您的企業(yè)生產(chǎn)效率是否低下？品質(zhì)管理總是失控？

您的企業(yè)是否有出現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃難以執(zhí)行的現(xiàn)象？

您企業(yè)的流程是否合理？是否支持企業(yè)流程自動(dòng)化運(yùn)轉(zhuǎn)？

您企業(yè)的供應(yīng)鏈?zhǔn)欠耥槙?？生產(chǎn)周期是否適應(yīng)市場和客戶需求？

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