時(shí)間、項(xiàng)目雙維度，打造真正有用的工作筆記

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最近在少數(shù)派上看到這篇《最近我的工作筆記方法整理》，感覺寫得非常好，但比較遺憾的是這篇講的重點(diǎn)還是在「怎么記」上，「怎么查、怎么用」方面著墨較少。

我一直認(rèn)為，工作筆記被記錄只是它發(fā)揮的第一層價(jià)值，能將每一條筆記納入流程和體系中被不斷復(fù)用，才能形成一個(gè)有生命力的筆記系統(tǒng)。

這里跟大家分享一下我的工作筆記思路。

當(dāng)代職場(chǎng)牛馬的困境

作為打工人，為什么要記錄工作筆記？簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)：為了留痕復(fù)盤，為了追蹤進(jìn)展，為了規(guī)劃時(shí)間精力，為了復(fù)用知識(shí)，為了總結(jié)匯報(bào)。最重要的是，為了讓我在不工作的時(shí)候徹底忘掉工作。

一句話，工作筆記要能成為你外置的工作專用的第二大腦，幫你記錄、幫你回憶、幫你集中注意力，而且能快速安裝和卸載。

相信在職場(chǎng)工作的大家經(jīng)常需要同時(shí)處理多個(gè)任務(wù)，而任務(wù)和任務(wù)之間有的有業(yè)務(wù)聯(lián)系、有的則零零碎碎。這一方面要求我們能在多個(gè)業(yè)務(wù)方向中快速切換、及時(shí)響應(yīng)，另一方面復(fù)雜的業(yè)務(wù)場(chǎng)景還要求我們對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的整體脈絡(luò)有清晰的把握，有能力進(jìn)行長(zhǎng)達(dá)數(shù)個(gè)月的項(xiàng)目跟進(jìn)。

同時(shí)現(xiàn)代即時(shí)通信工具的特性，又導(dǎo)致不斷有新的突發(fā)情況打斷你當(dāng)下的工作狀態(tài)。例如同事突然找你溝通一個(gè)數(shù)周前、甚至數(shù)月前的信息。這樣的「多線程+長(zhǎng)跨度+頻繁打斷」的組合拳打下來(lái)，任誰(shuí)都沒招——作為人類的我們本質(zhì)上是一種單線程的生物，注意力和記憶力都是有限的，長(zhǎng)期的多線程任務(wù)對(duì)我們的大腦也是有害的。

因此，一套理想的工作筆記系統(tǒng)，應(yīng)該可以支撐我們進(jìn)行長(zhǎng)周期、多線程的項(xiàng)目進(jìn)度追蹤和工作知識(shí)管理，幫助我們?cè)谌魏螘r(shí)候都能快速且系統(tǒng)地回憶起任意項(xiàng)目的前因后果和當(dāng)時(shí)的操作細(xì)節(jié)，并盡可能進(jìn)行知識(shí)的復(fù)用，減少重復(fù)思考，從而讓我們能在工作時(shí)更加安心的專注在當(dāng)下的任務(wù)中。減輕負(fù)擔(dān)、被打斷了也能快速恢復(fù)，工作之外則可以放心地忘掉工作，擺脫煩惱。

工作筆記的兩條主線：時(shí)間&項(xiàng)目

目前的工作筆記一般有兩種思路，一種是日志型，一種是項(xiàng)目型。

日志型，就是以日為單位，用類似格子日記的方式分門別類地記錄當(dāng)天的流水和待辦，每天一個(gè)文檔。日志的好處在于記錄方便、摩擦力小；問題則是，你會(huì)發(fā)現(xiàn)很多項(xiàng)目的工作進(jìn)展和細(xì)節(jié)分散在各處，很難進(jìn)行有效整合，復(fù)盤檢索時(shí)極容易遺漏，對(duì)于長(zhǎng)期的復(fù)雜項(xiàng)目，也難以進(jìn)行整體思考。

項(xiàng)目型，就是每個(gè)工作任務(wù)單獨(dú)建設(shè)一個(gè)文檔，文檔內(nèi)包括這個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)的所有前因后果、工作內(nèi)容和結(jié)果產(chǎn)出。項(xiàng)目型的好處在于信息記錄完整，容易整合。缺點(diǎn)在于一方面缺少時(shí)間上的維度，同時(shí)輸入門檻高、摩擦力大，每次記錄都要找對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目，而零散的、不屬于特定項(xiàng)目的信息容易丟失；對(duì)于復(fù)雜的項(xiàng)目，可能要不斷更改項(xiàng)目文檔的結(jié)構(gòu)來(lái)適應(yīng)工作變化，導(dǎo)致最終的項(xiàng)目文檔缺乏演變信息，丟失過程記錄。每個(gè)項(xiàng)目之間相對(duì)獨(dú)立，難以梳理多個(gè)項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)。

因此，我考慮將兩種記錄方法整合起來(lái)，使得信息既可以用日志的形式進(jìn)行快速記錄，又可以用項(xiàng)目的形式進(jìn)行整合，通過兩種線索進(jìn)行定位。接下來(lái)，我會(huì)具體討論一下工作筆記要記什么、怎么記、怎么用。

工作筆記的元素

工作筆記系統(tǒng)的復(fù)雜點(diǎn)在于，它要兼顧信息資源管理和項(xiàng)目管理。

信息資源管理上，工作中的多數(shù)信息包含在工作日常的流水中，例如業(yè)務(wù)動(dòng)作、溝通記錄、工作產(chǎn)出、會(huì)議紀(jì)要等流水記錄。同時(shí)，在工作中也會(huì)學(xué)習(xí)、沉淀、積累一些通用的長(zhǎng)期知識(shí)，如行業(yè)知識(shí)、工作流程（SOP）、工具和賬號(hào)、關(guān)鍵聯(lián)絡(luò)人（POC）、代碼和數(shù)據(jù)口徑等。

項(xiàng)目管理方面，分為長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期的項(xiàng)目管理，是指對(duì)一個(gè)復(fù)雜項(xiàng)目進(jìn)行決策判斷、路線規(guī)劃、任務(wù)拆分，最終形成具體的待辦事項(xiàng)；短期的項(xiàng)目管理，就是每日對(duì)所有未完成的待辦任務(wù)進(jìn)行當(dāng)前階段的時(shí)間、精力、資源的分配和排序，逐個(gè)執(zhí)行。

所以整體流程是這樣的：我們有一個(gè)長(zhǎng)期的項(xiàng)目或復(fù)雜任務(wù)（如 XX 專項(xiàng)），它被拆分成了一個(gè)個(gè)具體的任務(wù)（如 x 月 x 日前完成設(shè)計(jì)稿/計(jì)算數(shù)據(jù)/完成代碼），每日要處理的未完成的任務(wù)就是當(dāng)日待辦，在執(zhí)行的過程中會(huì)產(chǎn)生新的日志記錄（每日工作進(jìn)展、會(huì)議紀(jì)要、個(gè)人思考、研討結(jié)論等），中間會(huì)使用和積累各種知識(shí)資源（工具、知識(shí)、流程、聯(lián)系人等）。

對(duì)應(yīng)著，我們有了這個(gè)筆記系統(tǒng)的 4 個(gè)基本元素，也就是 4 種要記的內(nèi)容：

• 項(xiàng)目：復(fù)雜的可拆分的工作項(xiàng)目（自上而下），或由一系列相關(guān)任務(wù)形成的歸納結(jié)構(gòu)（自下而上），用于進(jìn)行長(zhǎng)期的項(xiàng)目追蹤概覽。

• 任務(wù)：拆分出的單項(xiàng)待辦，有明確開始、結(jié)束節(jié)點(diǎn)和結(jié)果輸出，用于聚焦在短期的待辦管理。

• 日志：每日新增的流水記錄，是工作事件的最小顆粒度，如工作進(jìn)展、會(huì)議紀(jì)要和外部事件記錄，也可以記錄番茄鐘等短期工作區(qū)間，用于備忘和復(fù)盤。

• 知識(shí)：沉淀總結(jié)下來(lái)的可復(fù)用的工作資源。

4 個(gè)元素的關(guān)系

這 4 種內(nèi)容是緊密關(guān)聯(lián)的，尤其是項(xiàng)目和任務(wù)之間并沒有清晰的邊界，一個(gè)簡(jiǎn)單的任務(wù)不斷延伸可能逐漸成長(zhǎng)為一個(gè)大項(xiàng)目；項(xiàng)目的層級(jí)也是不固定的，項(xiàng)目下的一個(gè)任務(wù)能被拆解成子任務(wù)，子任務(wù)也能不斷拆分為更小的任務(wù)。因此這里的項(xiàng)目指的不是項(xiàng)目記錄本身而是項(xiàng)目結(jié)構(gòu)，是你組織工作的線索，是不斷成長(zhǎng)和變化的工作脈絡(luò)。我們通過未完成的任務(wù)來(lái)確認(rèn)當(dāng)下聚焦的事務(wù)，通過項(xiàng)目結(jié)構(gòu)來(lái)快速回顧工作的長(zhǎng)期進(jìn)展和前因后果。

于是我們有了 4 個(gè)核心使用場(chǎng)景：

1. 聚焦：查看當(dāng)前所有待辦任務(wù)

2. 概覽：回顧項(xiàng)目整體脈絡(luò)和進(jìn)展

3. 記錄：記錄流水日志和可復(fù)用的知識(shí)

4. 查詢：查閱工作知識(shí)、工作記錄、項(xiàng)目路線

有了使用場(chǎng)景，就可以具體設(shè)計(jì)工作筆記的模塊了。

工作筆記的模塊與布局

這里我們使用 Notion 來(lái)搭建。主要有 3 個(gè)原因：

1. Notion 數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)聯(lián)、嵌套、函數(shù)和自動(dòng)化等功能一起提供了非常高的能力上限，如層級(jí)結(jié)構(gòu)、自動(dòng)關(guān)聯(lián)、自帶時(shí)間戳、動(dòng)態(tài)篩選。

2. Notion 的數(shù)據(jù)庫(kù)和文檔頁(yè)面可以無(wú)縫融合，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)可以直接查看文檔詳情，文檔內(nèi)可以展示復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)篩選邏輯；頁(yè)面布局靈活，可以在一個(gè)頁(yè)面內(nèi)最大化展示內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫(kù)頁(yè)面還可以進(jìn)行側(cè)邊預(yù)覽，不需要來(lái)回跳轉(zhuǎn)，減少操作摩擦。

3. 通過數(shù)據(jù)庫(kù)視圖，可以做到「多處記錄，一處匯總」。

如前面所講，我們有 4 種要記錄的內(nèi)容，其中項(xiàng)目和任務(wù)本質(zhì)上是同一種內(nèi)容，只是在結(jié)構(gòu)層級(jí)上有差異，我們可以使用 Notion 數(shù)據(jù)庫(kù)的「子項(xiàng)目」功能來(lái)構(gòu)建項(xiàng)目結(jié)構(gòu)，因此我們只需要建立 3 個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)表：任務(wù)表、日志表、資源表。

其中任務(wù)表是核心，分別與日志表和資源表關(guān)聯(lián)。具體功能模塊如下：

主頁(yè)

主頁(yè)布局

1. 日志模塊：對(duì)當(dāng)天流水事件的簡(jiǎn)單記錄，如會(huì)議、溝通、外部事件等，也可以記錄番茄鐘、Timeboxing 等個(gè)人工作模塊；和項(xiàng)目有關(guān)的日志可以關(guān)聯(lián)到具體任務(wù)上。通過直接在日志內(nèi)輸入 /now /follow /wait /done 等指令，可以直接記錄和控制關(guān)聯(lián)任務(wù)的完成狀態(tài)或者控制任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。

2. 回顧模塊：以周為單位，回顧最近每日新增日志和新完成的任務(wù)，用于每周復(fù)盤和年終撰寫工作總結(jié)。

3. 項(xiàng)目模塊：項(xiàng)目模塊是日常工作的主要空間，包括兩個(gè)部分：

• 項(xiàng)目概覽：在項(xiàng)目模塊構(gòu)建項(xiàng)目-任務(wù)-子任務(wù)的層級(jí)構(gòu)建，并進(jìn)行狀態(tài)維護(hù)。查閱所有已完成和未完成的工作進(jìn)展。所有子任務(wù)都完成的項(xiàng)目會(huì)自動(dòng)歸檔。

• 待辦聚焦：將項(xiàng)目中未完成的任務(wù)單獨(dú)抽出展示，形成當(dāng)日待辦列表。
  

4. 知識(shí)管理模塊：記錄和查閱所有沉淀知識(shí)。這部分相對(duì)獨(dú)立，依賴自己的持續(xù)維護(hù)和整理。

任務(wù)詳情頁(yè)

任務(wù)詳情頁(yè)布局

1. 工作詳情記錄：Notion 比較靈活的一點(diǎn)就是可以在數(shù)據(jù)庫(kù)條目?jī)?nèi)繼續(xù)記錄文檔，可以把所有的工作具體細(xì)節(jié)寫在文檔正文內(nèi)。

2. 進(jìn)度日志記錄：通過數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)聯(lián)功能，分散在不同天的日志可以在日志詳情頁(yè)內(nèi)聚合展示。

3. 項(xiàng)目結(jié)構(gòu)編輯：通過篩選，可以只顯示 當(dāng)前任務(wù)所在的項(xiàng)目樹，并進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的維護(hù)。關(guān)于如何篩選特定的項(xiàng)目樹，可以參考我的 另一篇文章。

最后的一點(diǎn)討論

可不可以不用 Notion？

當(dāng)然是可以的，一些雙鏈筆記也可以做到通過反向鏈接實(shí)現(xiàn)將零散的日志通過項(xiàng)目聚合，有的也支持通過數(shù)據(jù)庫(kù)管理待辦（如 Obsidian 的一些插件）。我不是來(lái)賣模版的（笑），所以歡迎大家嘗試在不同工具軟件上實(shí)踐這套方法，并和我分享。

為什么要做這么復(fù)雜？

總的來(lái)說(shuō)有 3 個(gè)原因：

1. 零散的記錄難以產(chǎn)生價(jià)值，且容易被遺忘，需要通過線索來(lái)梳理和索引。使用「時(shí)間+項(xiàng)目」的雙維度對(duì)記錄進(jìn)行定位，可以最大化的發(fā)揮工作日志的效果。

2. 項(xiàng)目結(jié)構(gòu)通常是在實(shí)際工作中逐漸生長(zhǎng)出來(lái)的，多層級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)可以在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的情況下保證最大的靈活度；

3. 待辦聚焦+項(xiàng)目概覽，可以讓你快速在工作模式和思考模式之間切換。

其實(shí)，很多專業(yè)的項(xiàng)目管理工具上都可以進(jìn)行單個(gè)項(xiàng)目的拆分概覽和跨項(xiàng)目的未完成任務(wù)匯總，有的還附帶每天的工時(shí)統(tǒng)計(jì)，可以將精確到小時(shí)分鐘的工作時(shí)間關(guān)聯(lián)到具體待辦上，但附帶日志功能的則不太常見（也可能是我孤陋寡聞）。況且很多項(xiàng)目管理軟件更偏向協(xié)作和規(guī)劃，目的并不在于記錄和知識(shí)管理，對(duì)于個(gè)人使用來(lái)說(shuō)還是太重了。

這套工作筆記系統(tǒng)更加側(cè)重記錄和歸納，方便事后的復(fù)盤和匯報(bào)，弱化了事前的計(jì)劃。我個(gè)人覺得，詳實(shí)的記錄可以減輕頭腦的負(fù)擔(dān)，過度的計(jì)劃則容易帶來(lái)焦慮。公司里老板對(duì)你的計(jì)劃已經(jīng)夠多了，自己還是盡量放過自己吧。

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作者：清垚土土土

責(zé)編：克萊德