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工作郵件,為職場里必備的寫作場景,一種正式的線上文字形式的溝通方式。
我自己團(tuán)隊,招的一些新人,都會溝通工作郵件應(yīng)該如何去寫。由于涉及對外部門或上級的溝通,當(dāng)團(tuán)隊成員寫的郵件內(nèi)容低質(zhì)時,我作為領(lǐng)導(dǎo)會感到羞愧。
工作郵件,最基礎(chǔ)的為:開頭稱呼,結(jié)尾感謝,如果給對方第一次發(fā)郵件,先介紹自己是誰,再說清楚想溝通的內(nèi)容。
在內(nèi)容上,容易出現(xiàn)四類內(nèi)容,需要杜絕:1)不想留底的不要寫;2)沒有深思熟慮的不要寫;3)負(fù)面的東西不要寫;4)靠文字講述不清的不要寫。
在工作中,如果對一些法律法規(guī)的定義感覺模糊,類似這樣的問題,就不要用郵件討論,否則可能成為“明知故犯”的證據(jù);而如一些氣話,就是典型的負(fù)面的內(nèi)容,也不要出現(xiàn)在郵件中。
寫工作郵件、工作匯報,請注意自己當(dāng)下的心態(tài),心平氣和的時候更能準(zhǔn)確的傳遞信息。
對應(yīng)的有一些信息,我非常建議你用郵件確認(rèn):
1)重要的、需要留底的內(nèi)容。比如你老板給你的承諾,客戶給的承諾等等,在一次談話中,為了避免自己誤會歧義,也為了避免對方頭腦一熱,可以及時發(fā)送一份郵件進(jìn)行確認(rèn)。
2)會議的記錄摘要。在職場里,你一天會面臨很多的會,但如果每次會議,你都能寫記錄進(jìn)行備忘,并且郵件抄送給的參會人,這是非常出彩的舉動。
這是一件小事,很多人也不屑于做,但你做了,在領(lǐng)導(dǎo)面前就脫穎而出了,并且很能夠鍛煉自己的領(lǐng)導(dǎo)力。
3)重要的通知和安排。這部分內(nèi)容不能簡單的微信或者口頭告知,還需要一份正式的通知,而如今電子郵件也早已替代了紙質(zhì)通知文件。
一份好的工作郵件,盡量只講一件事情,并且把重要的事情放在前面,如果郵件需要發(fā)給不同的人,最好還能根據(jù)收件人的不同,來修改一部分主觀的表達(dá)。
寫作,作為職場人的基礎(chǔ)能力,希望能更好的展現(xiàn)自己的能力、產(chǎn)出,而不是成為減分項。
我是孫凌,雙非高校畢業(yè),從創(chuàng)業(yè)到職場,歷任多家名企大學(xué)生業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人,已出版書籍《實戰(zhàn)大學(xué)生創(chuàng)業(yè)》,籌備出版《實戰(zhàn)大學(xué)生就業(yè)》中,助力年輕人群成長精進(jìn)。
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