我在公司做行政,有一項(xiàng)固定工作:每周把更新后的制度文件、通知公告、培訓(xùn)資料等文件,分別復(fù)制到各部門的共享文件夾里。
公司有八個(gè)部門,每個(gè)部門有自己的共享目錄。每周更新的文件大概十幾個(gè),有文檔有表格有PDF。
以前的做法
打開(kāi)文件管理器,選中這周要更新的十幾個(gè)文件,Ctrl+C復(fù)制。
然后打開(kāi)銷售部的共享文件夾,Ctrl+V粘貼,等復(fù)制完。
回來(lái),再打開(kāi)市場(chǎng)部的共享文件夾,Ctrl+V粘貼,等復(fù)制完。
再回來(lái),打開(kāi)技術(shù)部的……
八個(gè)部門,粘貼八次。每次粘貼都要等幾秒到十幾秒(有些文件比較大),加上來(lái)回切換目錄的時(shí)間,整個(gè)流程大概要十幾分鐘。
而且經(jīng)常出錯(cuò)——有時(shí)候忘了某個(gè)部門,有時(shí)候粘貼到了錯(cuò)誤的目錄,有時(shí)候某個(gè)部門的文件夾路徑變了沒(méi)注意到。
試過(guò)的辦法
想過(guò)寫(xiě)個(gè)批處理腳本,但我不太會(huì)寫(xiě),而且每周要復(fù)制的文件不一樣,腳本還得改。
也想過(guò)用robocopy命令,但命令行對(duì)我來(lái)說(shuō)太不友好了,參數(shù)記不住。
后來(lái)怎么解決的
有個(gè)同事看我每周都在那來(lái)回粘貼,跟我說(shuō)有個(gè)叫「批量復(fù)制工具」的東西,可以一次性把文件復(fù)制到多個(gè)目錄。
我試了一下。操作很簡(jiǎn)單:
左邊的列表是"要復(fù)制的文件",我把這周要更新的十幾個(gè)文件直接從桌面拖進(jìn)去。
右邊的列表是"復(fù)制到哪里",我把八個(gè)部門的共享文件夾路徑也拖進(jìn)去。
然后同名文件處理方式選了"覆蓋"(因?yàn)槭歉挛募鎿Q舊版本),點(diǎn)"開(kāi)始復(fù)制"。
軟件自動(dòng)把這十幾個(gè)文件分別復(fù)制到八個(gè)目錄里。進(jìn)度條在走,能看到復(fù)制速度和剩余時(shí)間。大概一兩分鐘就全部復(fù)制完了。
從那以后,每周的文件分發(fā)從十幾分鐘變成了一兩分鐘。
![]()
用了幾個(gè)月的感受
最方便的是"列表導(dǎo)出"功能。八個(gè)部門的共享文件夾路徑是固定的,我第一次添加好之后導(dǎo)出成了一個(gè)TXT文件。以后每周只需要導(dǎo)入這個(gè)列表,目標(biāo)目錄就自動(dòng)填好了,不用每次重新添加。
源文件那邊每周不一樣,但拖拽添加很快——選中文件直接拖到列表里就行。
有一次遇到個(gè)情況:某個(gè)部門的共享文件夾里有些舊文件不想刪,但又有幾個(gè)同名文件需要更新。我選了"覆蓋"模式,同名的文件被替換了,不同名的文件保留著,剛好是我要的效果。
還有一次,領(lǐng)導(dǎo)讓我把一批培訓(xùn)視頻(每個(gè)幾百M(fèi)B)復(fù)制到各部門目錄。大文件復(fù)制的時(shí)候,軟件會(huì)單獨(dú)顯示當(dāng)前文件的進(jìn)度,能看到這個(gè)大文件復(fù)制到百分之幾了。比系統(tǒng)自帶的復(fù)制進(jìn)度條信息更詳細(xì)。
有個(gè)小細(xì)節(jié)也挺好的:如果復(fù)制到一半我點(diǎn)了停止,正在復(fù)制的那個(gè)大文件會(huì)被自動(dòng)清理掉,不會(huì)留下一個(gè)復(fù)制了一半的損壞文件。
現(xiàn)在的工作流程
每周一早上:
- 打開(kāi)工具,導(dǎo)入上次保存的目標(biāo)目錄列表
- 把這周要更新的文件拖到源文件列表里
- 點(diǎn)開(kāi)始復(fù)制
- 一兩分鐘后完成
以前每周花十幾分鐘來(lái)回粘貼,現(xiàn)在一兩分鐘搞定,而且再也沒(méi)出過(guò)漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)的情況。
做行政或者經(jīng)常需要把文件分發(fā)到多個(gè)地方的朋友,如果還在一個(gè)目錄一個(gè)目錄地粘貼,可以想想有沒(méi)有更高效的辦法。重復(fù)的操作能自動(dòng)化就別手動(dòng)來(lái)。
特別聲明:以上內(nèi)容(如有圖片或視頻亦包括在內(nèi))為自媒體平臺(tái)“網(wǎng)易號(hào)”用戶上傳并發(fā)布,本平臺(tái)僅提供信息存儲(chǔ)服務(wù)。
Notice: The content above (including the pictures and videos if any) is uploaded and posted by a user of NetEase Hao, which is a social media platform and only provides information storage services.