別讓糟糕的時間管理，毀了你的領導力

即使你工作努力、意圖良好，仍可能給你的直接下屬帶來壓力或挫傷其積極性。作為管理者，你有責任為自己和團隊努力改進時間管理方面的缺陷。這不僅能減少每個人的壓力，鑒于優秀管理者對員工留任的重要性，這也可能影響人員流失率。

或許你清晨醒來時，并不會想著：“我要怎樣才能讓下屬苦不堪言呢？”

但根據美國人力資源管理協會（SHRM）的一項調查，84%的員工認為，能力欠佳的管理者會制造不必要的工作和壓力，而這些管理者最有待提升的三項技能之一就是“時間管理與任務分配”。根據我為客戶提供時間管理教練服務的觀察，糟糕的時間管理是導致管理不善的一個重要因素。當你無法掌控自己的時間時，最終往往會壓垮你的團隊、制造不必要的緊急狀況，并忽視提供必要的支持。

如果你在時間管理方面存在困難，很可能會產生負面的連鎖反應。程度較輕的話，可能只是團隊會開玩笑地接受你開會總是遲到10分鐘這個事實。而嚴重的話，你可能會讓為你工作的人身心俱疲：我曾有一些時間管理教練客戶，他們經歷過焦慮、抑郁、高血壓、顳下頜關節紊亂癥和自身免疫性疾病的急性發作，而根源正是那些在時間管理上存在更嚴重問題的管理者。

即使你工作努力、意圖良好，仍可能給你的直接下屬帶來壓力或挫傷其積極性。作為管理者，你有責任為自己和團隊努力改進時間管理方面的缺陷。這不僅能減少每個人的壓力，鑒于優秀管理者對員工留任的重要性，這也可能影響人員流失率。我識別出了管理者在時間管理上普遍存在不足的五個關鍵領域，以及相應的改進方法。畢竟，成長和改變的機會始終存在。

缺陷一：分配任務時，對團隊產能毫無概念

作為管理者，你理應為團隊成員分配和委派工作。但當下屬的工作量達到或超過其承載極限時，若你未能察覺，便有壓垮團隊的風險，可能導致不可持續的超長工時、工作質量下降，在某些情況下，他們甚至會因感覺注定失敗而陷入癱瘓。

要避免這些問題，應建立一個集中的記錄體系，用以追蹤每個人的當前工作、你的委派任務以及他們的剩余產能。你可以為每位直接下屬建立一個共享任務清單，并在每次指派新任務時更新。如果管理更復雜的項目，可以使用一些工具來建立項目并分配任務。

隨后，定期與團隊一起審視這些任務管理系統。這可以在每周例會或一對一會議中進行。如果團隊成員提出顧慮，不要搪塞或期望他們“自己解決”。應指導他們如何確定優先級、設定邊界、提高效率，以此提供幫助。

缺陷二：在已知事項上，最后一刻才求助

因你未提前告知團隊某項任務而制造不必要的緊急狀況，是在加速他們的職業倦怠。誠然，有時最后一刻的趕工無法避免。但在其他所有情況下，請運用以下策略。

一旦知曉新任務，立即自問：我可以委派這個任務嗎？如果可以，盡快委派。例如，你可以立即轉發一封郵件，并附注請你的直接下屬安排時間與你討論如何完成此事。

對于大型項目，應有總體的路線圖，概述關鍵交付成果和里程碑。如果不存在，應與團隊共同創建。你需要一份清晰、整合的文檔，列明截止日期、各時間點需完成的事項、負責人以及最終拍板人。這些路線圖將讓每個人清楚了解項目進展，以及為按時完成所有工作所需的事項。

此外，在日歷中設置每季度或每月底的周期性提醒，用以審查路線圖及其他即將到來的承諾（如投資者演示或會議）。這有助于你在任務變成緊急狀況前進行委派。提前數周甚至數月告知團隊你需要完成某事，遠比在周五突然告知下周有會議需要演示文稿要好得多。

缺陷三：未與上級管理層明確優先級或設定邊界

如果你對老板的每個要求都說“是”，你的團隊將負擔過重、不堪重壓。為團隊服務的最佳方式之一，是清晰了解與你的部門戰略目標一致的、最高優先級的任務。（如果運用上述策略，你應已擁有這些路線圖。）

當新的潛在計劃或項目出現時，不要立即將其作為附加任務接受，而應與上級管理層溝通，探討這些新事項的優先級是高于還是低于團隊成員當前的工作。例如，你可以說：“這聽起來是個很棒的主意，但據我了解，我們本季度的戰略重點是A、B、C。是我們的優先級改變了，還是我們應該將這項新計劃推遲到下個季度？” 或者：“我的團隊目前已經滿負荷運轉。您希望我們降低哪項工作的優先級，以便為這個新項目騰出空間？”

你的上級可能不總是欣賞這種反饋。但你的團隊會心懷感激。

缺陷四：永遠找不到人

大多數人都不喜歡被微觀管理。但他們確實希望知道，在需要支持和指導時能夠找到你。將定期的一對一會議納入你的日程并信守承諾，讓團隊成員感覺有專屬時間向你提問、獲得反饋、對齊重點。根據其需求，你可以每周與某人會面多次，或低至每月一次。將這些會議標記為周期性事件，并盡可能避免取消。

此外，設立“辦公時間”，在此期間你的實體或虛擬門向團隊敞開。利用這段時間處理郵件等簡單任務，以便在有人來訪時能輕松轉移注意力。如果有人臨時求助，請立即給予他們全神貫注的關注。

讓團隊成員知道在緊急情況下如何聯系你，并盡可能及時回應。你無需24小時待命，但有時他們確實需要盡快得到答復。在這些情況下，告知他們短信、即時消息或其他溝通方式哪種最佳。

缺陷五：不給予認可和積極反饋

回復每位團隊成員關于每個項目的進展，可能感覺耗時。但點滴的認可卻能產生深遠影響。蓋洛普的數據顯示，在過去一周內收到有意義反饋的人中，80% 的人全身心投入工作。

如果因忙于趕工而難以顧及認可團隊，可以從小事做起。可以簡單到在確認收到交付物時說一句：“非常感謝。已收到，我會審閱。” 這有助于避免團隊成員向你發送成果后卻石沉大海，誤以為你不在意他們的工作或認為他們做得不好，從而導致士氣低落。

當你有機會審閱某項工作并認為某人做得很好時，親自或通過信息給予積極反饋。有時你過于專注于從待辦清單上勾掉任務并轉向下一件事，以至于忘了郵件附件背后是一個活生生的人。永遠不要假設人們知道你欣賞他們的工作。

最后，在適當的時候，給予應得的贊揚。在演示前花幾分鐘思考，誰是對項目貢獻最大的人。如果是團隊共同努力的結果，記得說明這一點，可以大大降低你的直接下屬感到不滿的可能性。

如果你在自己的管理行為中識別出上述五個問題中的一個或多個，現在就是采取行動的絕佳時機。當你理順了自己的時間，你對團隊成員時間的安排將更加務實和尊重。你的壓力會減輕，而你的團隊也會為此感謝你。

關鍵詞：

伊麗莎白·格雷斯·桑德斯（Elizabeth Grace Saunders）| 文

伊麗莎白·格雷斯·桑德斯是一位時間管理教練，著有《如何像管理金錢一樣管理時間》和《高效時間管理》。

周強 | 編校

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