我們為什么需要文字編輯？

本文節選自《編輯人的世界》

杰拉爾德·格羅斯 著

北京十月文藝出版社

作者的好幫手——文字編輯

席爾瓦是西蒙－舒斯特出版公司文字編輯部的制作主編，從業二十五年來，她一直沒離開過西蒙－舒斯特。虛構類和非虛構類圖書她都編過，自己做過文字編輯，也指導其他文字編輯和外審編輯工作。她桌上總是攤開著《芝加哥格式手冊》的某一章節，她希望芝加哥大學出版社可以出一個便攜版。

“文字編輯的職責是什么，我們為什么需要文字編輯？”席爾瓦在她簡明而全面的文章中回答了這個問題，她認為文字編輯能使“作者保有原本的文字風格”。策劃編輯拿到初稿、進行初審后，文字編輯要使之臻于完善，席爾瓦就這個過程中文字編輯扮演的不同角色進行了說明，包括檢查拼寫錯誤、訂正語法、核對事實以及前后文不統一的地方、調整作者寫作風格，有時甚至要進行實際調研。

席爾瓦希望作者在看到返回的文稿上貼滿了質疑的字條時少安毋躁，因為這“表示文字編輯仔細而嚴謹地審讀了整篇文稿”，并且迅速而高效地進行了處理。滿篇的問號是文字編輯同作者溝通的方式，席爾瓦女士提議：“作者想讓文字編輯知道自己在文字風格上的偏好或想向編輯求助，最簡單的方法就是在手稿上附一張備忘錄。”

盡管席爾瓦對文字編輯多樣的工作技能深以為榮，她還是不忘在文中提醒讀者，“我們很清楚自己在完成一本書時有多大貢獻——通常是默默無聞的，但我們不會自欺欺人，作者才是真正的英雄。”

本文配圖：電影《寂靜的朋友》

文字編輯的職責是什么，我們為什么需要文字編輯？在作者完成手稿，經過初步編輯后，文字編輯的職責之一就是從第一句讀起，邊讀邊思考這樣的問題：如果把這句話拆成兩句是不是更好？“我們”指的是誰？是不是該把“他們”改成“他”或“她”？改或不改有什么差別？還是干脆把“他們”改成“文字編輯”使代詞與其先行詞保持一致？改后差別大嗎？文字編輯在腦中不斷思考這些問題，因為他的工作就是幫作者（和編輯）打磨這本書，以最好的方式呈現作者的想法，但在決定要不要修正作者的語法（或其他錯誤）時，文字編輯首先必須注意保有作者原本的文字風格。

責任編輯和文字編輯工作職責的最大不同在于，責任編輯的首要責任是挑選出版社認為值得向大眾推薦的書，想辦法簽訂版權合約；他們可能會協助作者塑造書的整體形貌，建議在這里刪一點，那里增一些，也許還會重組部分內容，使全書看起來更加和諧，有些編輯甚至還會注意種種細節，如推敲措辭，指出拼寫錯誤，修改語法和標點符號等，但通常這類工作都留待文字編輯來做。有些編輯會在新書手稿上附一張字條，詳細列出文字編輯需要特別注意之處。例如，“‘事實上’這個詞被作者用得太濫了，我已經刪掉了很多，如果你想再刪一些，請不要客氣。”“這位作者非常敏感，任何需要修改的地方都要事先征詢他的意見。”“作者是英國人，描寫的也是英國景物。我們要采用美式拼寫，但除非實在冷僻難懂，否則不要刪掉英式習語。”有些則會直接告訴文字編輯他們的要求或與之討論最佳的處理方式。文字編輯也會再度檢查作者在細節和風格上是否前后一致，書中描述的事實是否準確。

但是，作者的手稿是進行一切工作的前提。作者在打印每份手稿時都應采用雙倍行距，非虛構類作品對此更要注意，引文、附注或參考書目（這些部分日后在排版時，都會改成較小的字體）也不例外。文字編輯需要足夠的空間進行批注，雙倍行距正好提供了這樣的空間。文字編輯心目中的理想作者應該很清楚哪些內容須編入參考書目，以及如何編排，這樣自己就不須再做任何注記，但現實中許多作者都需要文字編輯的協助才能把附注和參考書目改成正確的格式。無論哪種狀況，雙倍行距都會讓他們便于工作。文字編輯和美術編輯也會希望作者在每一頁邊緣都留下充裕的空間，作者大都知道文字編輯會在頁面邊緣處標記摘錄、目錄和其他事項，但并不知道此后美編還需要空當來標示排版的字體、字號等等。例如，文字編輯標上“A”，美編會轉化為“12/14號巴斯克維爾字體×15號手排字體”，排版人員需要更多的空間插入電腦代碼，通過鍵盤錄入文稿，這就是我們會在校樣和成書上看到的具體字號和版型。

文字編輯對書中細節是否前后一致的核實對小說家幫助尤其重大。作者是否心不在焉地在第二章中形容女主角為金發，第十六章中又把她變成紅發女郎，文字編輯會在手稿中附字條，標出不一致的地方，詢問作者他希望女主角的頭發是哪種顏色。有時故事可能跨越很多年或好幾代，以至于時間都產生了混亂，文字編輯需要一邊看稿一邊記錄事件發生的日期和人物年齡，然后一一詢問作者。例如，有個原住民解救了從馬上掉進急流的女主角，但“一個九歲大的男孩有足夠的力氣拉起成年女人嗎”？有時文字編輯注意到故事開始提到的某個細節可能引出另一些情節，但后文卻再沒提及了。比如有個人曾受過訓，能暗中干脆利落地收拾敵方間諜，但在故事中卻沒機會學以致用，于是文字編輯提議讓這個角色在后文企圖進行的一場謀殺時用口袋中藏著的琴弦干掉對手，這個精彩的懸念會為小說增色不少。

對文風的處理則牽涉到對拼寫、標點符號和語法問題的檢查。當作者的文字處理軟件具備了拼寫檢查功能時，編輯檢查拼寫的工作似乎失去了用武之地，但文字編輯都知道，機器會過濾所有他們認為正確的拼寫，卻完全不管這個字在文中用法是否得當。例如，“lemon aide”這兩個字對嗎？在拼寫上完全正確，確有“lemon”（檸檬）和“aide”（助理）這兩個詞，而且拼法無誤，但你能在花園中享受一杯叫“檸檬助理”的冷飲嗎？對同音字有足夠敏感度的文字編輯會把它改成“lemonade ”（檸檬汁）。還有一些煩人的詞在英美拼法不同。作者究竟喜歡用“traveller”還是“traveler”？“colour”還是“color”？“judgement”還是“judgment ”？有必要把所有英式拼法改成美式嗎？此外還要仔細檢查標點符號，例如一句話中的“and”該不該去掉？當兩個從句的主語相同時，連接詞前面的逗號是否應該省略？冒號后面該用大寫還是小寫？文字編輯還必須注意到另一個問題：作者的語法和用詞是否得當？主教“脫下了他的禮服袋(ceremonial sack)”，作者是想說“他的十字褡(chasuble)”嗎？金發碧眼的電影明星在回憶錄中告訴我們，當時她是躺在游泳池邊的躺椅(chaise lounge)上，“chaise longue”的拼法沒問題嗎？在這里該用哪個詞？文字編輯尤其應該關注細節。

每個優秀的文字編輯都知道，在必須確定作者所提到的事實是否正確無誤時，單靠猜測遠遠不夠。一九一三年的圣三主日究竟是在五月一日之前還是之后？小說中的英雄人物有可能從紐約乘船經過巴拿馬運河到達加州，趕上當時的淘金熱嗎？所有這些文字編輯都必須從權威參考書中一一查證。（更正：繞過好望角？巴拿馬運河始建于一八八一年，流經麥卡洛。）

當查到的信息與作者描述的事實不符時，文字編輯必須以委婉的方式向作者指出這處明顯的問題，這時請記 住，作者已經完成了最難的部分，他的努力必須得到尊重。老到的文字編輯在核查了十幾項事實后就會清楚作者是不是個仔細的人，發現的錯誤越多，表明作者越粗心，假如時間允許，可能得做更多的查證工作，而時間永遠都是個大問題，既然作者已經交稿了，無論作者、編輯還是出版商都渴望盡快讓新書面市，所以請加快編輯速度，好嗎？

理想中的文字編輯既應博學多聞又應有所專長，遇到問題知道向最合適的人請教。出版非虛構類圖書時，作者最好在交稿時就向編輯提供所有的參考資料（包括附錄、筆記、參考書目等），不要之后才給，因為當文字編輯掌握了這些資料才能明確作者曾查詢過哪些數據來源。文字編輯手邊通常要有很多參考書，但也常常會到圖書館去查資料，知道作者曾參考過哪些書或文章會對他們大有幫助。文字編輯會從當地的錄像帶出租店借錄像帶，只為查證某部電影是由什么公司出品；會打電話到美國陸軍新聞處，查證某項軍事設施的正確拼法；也會到處搜尋樂譜，以確定某一首歌的歌詞沒有寫錯；會站在藥店草草記下衛生用品的正確名稱；還會扭腰擺臀，試試能否遵照書中指示做運動。

有些出版社會雇用文字編輯在社內處理部分準備出版的稿件，也有可能把這項工作指派給外編。負責分配文字編輯工作的人通常被稱為制作主編、文稿總監、文字總監或任何類似的稱呼，他會審查作者交來的稿件，考慮主題及出書時間表，尋找最適合的文字編輯，并在需要時給予指導。

作者能否提出意見呢？當然可以。他們想讓文字編輯知道自己在文字風格上的偏好或想向編輯求助，最簡單的方法就是在手稿上附一張備忘錄。或許某個字在字典上有兩種拼法而作者更傾向第二種？不妨讓文字編輯事先了解，以使他在避免改掉作者偏好的同時檢查這種拼法在全書中是否一致。（但是，當有位作者堅持，“gray”和“grey”是兩種不同的灰色時，我十分困惑，只能謙虛地問：“你覺得讀者會明白其中的差異嗎？”）因此，如果你執意要把伊朗首都德黑蘭拼成“Tehran”而不是“Teheran”時，請先告訴文字編輯。名稱要不要大寫？習慣閱讀政府文件的作者會認為所有政府部門名稱的首字母都要大寫。但出版人廣泛使用的《芝加哥格式手冊》告訴文字編輯，只有提及部門負責人的名字時才用大寫。所以文字編輯會按照體例，將“Secretary of State Baker”改為“the secretary of state”。提及神時的代詞要大寫嗎？很多人認為應該大寫，事實上通常他們也是這么做的。現在看看《圣經》：“然后他(he)叫齊了十二個門徒。”（欽定本，《路加福音》(Luke)9:1）、“然后他(he)叫齊了十二人。”（修訂版，《路加福音》9:1）；《芝加哥格式手冊》中寫的是：“上帝保佑(God in his mercy)”“耶穌和他(his)的門徒”(7.77)；另外一本常用的文體書《規范用語》(Words into Type)也談到了一些首字母大寫的例子。不習慣采用標準文體（和新聞文體有所不同）或更青睞某本文體書的作者也應在工作開始前把這些情況向編輯說明。

此外，作者是否想核查書中某些瑣碎的細節卻一直無從下手？把這個狀況也告訴文字編輯，或許他可以幫你找到需要修改之處。比如，作者可能把一個人物的名字從喬治改為弗蘭克，但擔心漏改了一兩處，提醒文字編輯注意這個問題，他會幫助你處理妥當。

文字編輯改好文稿后，制作主編在將手稿寄給作者前會先瀏覽一下提出的疑問，直接回答其中部分或全部。多數時候，主編還是會把編輯過的文稿給作者過目。

作者初次接到編好的文稿時可能會被稿子上隨處可見的編輯意見嚇到。有位作者曾在文中提到，當看到稿子上貼滿文字編輯的質疑字條時，他恨不得雇個殺手干掉這個家伙，但和文字編輯愉快合作過的作者都會毫不遲疑地指出，看到文稿上貼滿五顏六色的字條時反而感到安心，因為這表示文字編輯已經仔細而嚴謹地審讀了整篇文稿。（最初想要雇殺手的作者后來承認，讀完編輯提出的疑問后他就改變了主意，“我覺得我愛上他們了。”他總結道。）如果有的句子表意不清，編輯想要改得更明確一點，他會附一張紙條詢問作者可否這樣改動。有時他們不會直接在手稿上改動，而是在紙條上列出幾種可能的修改方式，詢問作者哪一種措辭最能表達他的本意；有時編輯發現一個詞在不同版本中的拼法不一，也會附上字條詢問作者；這種情況通常出現在作者使用某個杜撰的名字或確實存在但很少有人使用的名字時。有時則是因為書中提到的事實前后矛盾，或與編輯在參考書或其他資料中查到的信息不符；作者提到某個品牌時，是不是只憑猜測寫下它的拼法？文字編輯可能需要親自跑一趟超市以確認包裝上的品牌名稱的拼法。

對紙條上的任何問題，作者都要一一作答。如果紙條上問：“可以？”作者需要把問號劃掉表示同意；如果編輯提出了兩個建議，作者只須劃掉他不同意的再把同意的部分圈起來就好了；或者他自己有了第三個方案，就把編輯的建議全部劃掉，在紙條上寫下自己的意見。我們之所以建議用紙條交流意見，是因為這樣可以避免把稿子劃得亂七八糟，而給排版人員制造麻煩。如果作者希望在手稿上直接進行小改動，他應該用不同顏色的筆進行標注，并讓制作主編知道哪種顏色的字跡表示最新改過的部分；如果要改寫一大段文字，作者可以在另一張A4紙上打出改寫后的文句再把它附在原稿上，并在這張紙上標出插入的頁碼；除非得到特別允許，作者不應在電腦上重新改寫全部或局部文稿，他們必須把編輯過的原稿交還給文字編輯或制作主編，包括附在原稿上的詢問紙條也應一并交回。最后負責統稿的人會仔細檢查，吸納作者的意見進行修改。

如果紙條上沒有足夠空間讓作者回答，作者可以自附紙條予以回答。這種便利貼在便利店、折扣店甚至一些超市中隨處可見。只是要確保貼在邊上而不是稿子中間，因為有人只看稿子側邊而不會逐頁翻閱，這樣就有可能遺漏中間的貼條；如果作者不知道如何解決這些疑問，他可以打電話給本書的責任編輯，要求直接和制作主編或文字編輯溝通。當你隨時可以得到協助時，實在沒必要自己一個人干著急。文字編輯做的標記看不懂？打個電話吧！我重申一次，作者要牢牢記住，文字編輯就是為了協助作者而存在的。要注意的是：盡管出版社三令五申，有些文字編輯還是喜歡把問題直接寫在頁面的空白處，作者可能會因此而錯過他們的標示。很多主編都認為這種做法很不值得提倡，也再三告誡文字編輯要改掉這個毛病，但可能因為這位文字編輯平日表現良好，主編也就睜一只眼閉一只眼了，因此謹慎的作者應該仔細檢查頁面空白處有沒有編輯留下的注記。

當作者的回答都被抄錄在手稿上，所有紙條也被一一撕掉之后，新書的手稿就會轉到制作部門手中，做版型設計以及成本核算，然后進行排版。

幾個星期后，作者會接到一份校稿，在出版日程緊迫需要直接出片時，通常會接到拼好版的校樣。作者不要期望原先修改過的手稿也會隨之一起寄來，出版社通常都希望作者在不參考手稿的情況下，重新“冷靜地”讀一遍校樣；對照手稿校稿的是另一位專業人員——校對人員的工作。這樣做是有原因的，反反復復讀過好幾遍這份稿子的人，往往不如第一次閱讀的人那么容易發現排字印刷上的錯誤，而文字編輯此時已讀了這份手稿不下兩三遍，作者和責任編輯恐怕也是如此，所以需要校對人員以全新的眼光重讀一遍。

有些出版社寄校樣給作者時會附上編校意見，說明修改原因。《芝加哥格式手冊》中有對校對工作的解釋，作者也可以借助字典了解校對人員所做的標記。重點是，作者要記得校稿上的任何修改都應在頁面空白處標示出來，應把需要改動之處劃掉，在空白處寫明要用什么字來代替，而不應把修改寫得小小的擠在行間。如果只是對原稿詞句作細微改動，就不需要先打上刪除標記了。

作者在沒有手稿的情況下閱讀校稿時，或許很想區分打字錯誤和他自己新添的修改，畢竟，他們很清楚過多改動所增加的排版成本將從未來獲得的版稅中扣除。或許最簡單的方法是，作者把所有他認為是打字錯誤的地方標示出來，注明“PE”(printer’s error)，然后在校稿上附一張字條，請制作主編核對原稿。當制作主編把作者的所有改動轉錄到校稿上時，他可以發現幾乎所有的打字錯誤都已被校對人員揪出來了。

優秀的校對人員不只對著原稿逐字審校，他還是文字編輯的后盾。即使最熟練、最細心、最吹毛求疵的文字編輯都不免有所疏漏，忽略拼寫或事實上的錯誤，就像再聰明的作者都希望得到優秀的責任編輯、文字編輯的協助，聰明的文字編輯也都希望有一流的校對人員來助自己一臂之力。在作者將校稿還給責任編輯，責任編輯又轉呈給制作主編后，制作主編有可能還會打電話向作者詢問。

想讓新書出版時盡可能呈現出完美面貌，從寫作手稿開始，整個出版流程牽涉的不單是一般的文稿編輯和文字編輯工作，還要經過數次校稿、版面校樣、制版打樣、藍圖審閱。作者很少親眼看到圖書的后期制作過程，但必須保持耐性，對出版社員工在新書出版前的幾個星期或幾個月中所做的種種專業上的努力保持充分信心。